Nunca se falou tanto em eficiência e em como tornar os processos mais claros e objetivos. E não é para menos, já que esse fator é crucial para garantir a produtividade das companhias, fortalecer o trabalho em equipe e evitar desperdícios.
Paralelamente a isso, saber solucionar problemas de forma ágil também é uma característica que observamos com frequência no mercado de trabalho.
Mas, fazer com que esses dois atributos caminhem de forma equilibrada não é uma tarefa simples.
Para isso, existem ferramentas que há muito tempo são verdadeiras aliadas dos profissionais que precisam unir eficácia e análise da causa de problemas recorrentes nas empresas.
O Diagrama de Ishikawa – também conhecido como Espinha de Peixe ou Diagrama de Causa e Efeito – é um recurso desenvolvido na década de 40 cujo objetivo é ajudar a descobrir a causa raiz dos problemas e solucioná-los de forma rápida e eficiente.
Graças a esse mecanismo, indústrias e outros setores do mercado conseguem analisar os seus processos de forma clara, chegando a resultados surpreendentes.
Quer saber como o Diagrama de Ishikawa pode ser usado no seu negócio? Continue lendo e descubra o seu significado e como colocar esse recurso em prática!
O que é o Diagrama de Ishikawa?
Utilizado para identificar as causas de um problema, o Diagrama de Ishikawa foi desenvolvido pelo engenheiro Kaoru Ishikawa e amplamente absorvido por indústrias farmacêuticas, alimentícias e de manufatura.
Ao entender a causa raiz de um problema, o recurso auxilia na otimização dos processos, evitando futuras ocorrências geradas pelos mesmos erros.
Representado por uma espinha de peixe, o diagrama utiliza ramificações para demonstrar as possíveis causas dos problemas.
Normalmente conduzido por profissionais que trabalham em conjunto para identificar essas circunstâncias, ele possui grande impacto nas tomadas de decisão, permitindo uma visão ampla do cenário do negócio.
Por isso, o recurso recebeu algumas denominações, como as destacadas a seguir:
- Diagrama Espinha de Peixe;
- Diagrama Causa e Efeito;
- PDCA espinha de peixe;
- Árvore de causas espinha de peixe;
- Diagrama dos 6Ms.
A origem do Diagrama de Ishikawa
O comprometimento com a melhoria contínua dos processos e a gestão da qualidade estão longe de serem fatores recentes.
Isso porque, em 1943, o engenheiro químico Kaoru Ishikawa, já entendia que a eficiência dos processos dependia do entendimento da causa raiz dos problemas e de soluções eficientes para reduzir a ocorrência de desvios nas companhias.
Assim, ele desenvolveu o que foi chamado de Diagrama de ishikawa, construído com base na filosofia de que somente com a identificação da causa dos problemas os processos seriam eficientes.
A partir de um mecanismo visual e simples, os profissionais puderam identificar, de forma colaborativa, a causa dos problemas que se manifestavam nas empresas.
Embora a ferramenta tenha sido difundida nas indústrias, não demorou muito para que ela ganhasse terreno em outros segmentos.
Hoje, áreas da educação, saúde, tecnologia e serviços têm sido beneficiadas pelo recurso.
Com isso, sua popularidade tem sido crucial para a melhoria dos processos em diversos âmbitos, possibilitando ganhos em produtividade e eficiência.
Qual a função do Diagrama de Ishikawa?
Como você viu, a principal função do Diagrama de Ishikawa está na identificação da causa raiz dos problemas.
Mas além disso, a ferramenta identifica oportunidades de melhoria nas empresas, uma vez que identificar a origem dos problemas pode impactar diretamente nos resultados, fazendo com que os processos sejam mais eficientes.
O recurso também impulsiona o trabalho colaborativo, já que os profissionais envolvidos estarão empenhados em chegar ao mesmo resultado.
Assim, ao identificar a origem dos problemas, a equipe terá insumos para trabalhar em soluções eficazes para reduzir esses transtornos ou mesmo eliminá-los.
Como usar o Diagrama de Ishikawa?
Antes de compreender como colocar em prática esse recurso, esteja ciente de que ele possui ferramentas destinadas a tornar sua execução mais eficiente: trata-se dos 6 Ms, composto por máquinas, materiais, meio ambiente, mão de obra, método e medida.
Máquinas: são as ferramentas utilizadas ao longo do processo a depender da atuação do negócio e dos problemas mapeados. Em uma equipe de vendas, por exemplo, podemos citar Hubspot, Power Bi, ERPs, etc.
Materiais: já os materiais são os recursos utilizados no dia a dia da companhia, e que são essenciais para a realização das atividades de rotina. Em indústrias farmacêuticas, por exemplo, os materiais podem estar relacionados a insumos para a confecção de medicamentos.
Meio ambiente: o cenário do mercado, concorrência e cultura organizacional são alguns fatores que podem ser considerados nesta etapa.
Mão-de-obra: aqui, é interessante mapear os profissionais envolvidos no processo, bem como o nível de senioridade da equipe e se há incidência de sobrecarga de trabalho.
Método: aqui devem ser mapeados todos os processos utilizados para a realização das tarefas, considere como uma oportunidade para entender se as etapas são muito complexas, longas ou ineficientes.
Medida: as medidas dizem respeito aos indicadores e métricas utilizadas para mensurar a performance dos resultados. Portanto, pense em fatores que impactam diretamente no seu negócio.
Como fazer um Diagrama de Ishikawa?
As etapas do Diagrama de Ishikawa são simples e fáceis de serem aplicadas. Abaixo, reunimos um passo a passo para você aplicar no seu negócio.
Determine o problema
Por mais que entender a causa de um problema em si seja a principal característica do Diagrama de Ishikawa, você não precisa se limitar a isso.
Nesta etapa, é importante pensar em questões que estejam acometendo o negócio de forma geral, sejam processos defasados, resultados ruins, falhas, dentre outros fatores que impactam negativamente na operação.
Desenhe o Diagrama
Feito isso, e hora de usar a criatividade e colocar no papel todas as informações necessárias para a identificação dos problemas.
Sabemos que o trabalho home office tomou conta das organizações, por isso, caso necessário, opte por um recurso digital para que toda a equipe possa acompanhar o processo.
Na prática, o desenho da espinha será o ponto central para a análise.
No lado direito da linha central do esquema, você deve acrescentar o problema que precisa ser investigado, deixando um espaço considerável entre as espinhas para que todos possam contribuir com suas hipóteses.
Trabalhe em conjunto com a equipe
Lembre-se, portanto, de reunir a equipe para que o entendimento da causa dos problemas seja pautado a partir de diferentes percepções.
Isso porque um analista terá contribuições distintas das lideranças, por exemplo.
Assim, o momento de brainstorming é crucial para que o resultado saia como o esperado, permitindo que diversas hipóteses sejam colocadas em pauta e que soluções eficientes sejam definidas ao final do processo.
Entenda a causa e efeito
Embora o momento de brainstorming seja uma oportunidade para reunir diferentes hipóteses acerca de um problema, é fundamental saber priorizar e chegar a uma conclusão clara sobre a sua causa.
Além disso, é importante ter em mente o impacto das mudanças propostas, entendendo como elas irão repercutir na rotina da companhia.
Se a empresa não está obtendo resultados com estratégias de mídia paga, por exemplo, será que o problema está relacionado ao conteúdo em si ou a segmentação do público não está sendo feita da forma correta?
Considerar essas questões – sobretudo quando se trata de fatores orçamentários – terá um forte impacto na estratégia do negócio, portanto, é crucial compreender as implicações que cada solução terá na companhia.
Estabeleça soluções
Por fim, chegou o momento de planejar as soluções para os problemas identificados.
Mais uma vez, é importante manter a equipe ciente dos resultados, uma vez que os colaboradores precisam saber o seu papel na execução das medidas.
Uma vez testadas, valide as soluções com o time e analise se as práticas estão gerando os resultados esperados. Do contrário, mapeie novas soluções ou faça ajustes se necessário.
Exemplos de Diagrama de Ishikawa
Como você viu, o Diagrama de Ishikawa teve início nas indústrias, mas logo ganhou força em outros segmentos do mercado.
Justamente pela sua facilidade de uso e caráter intuitivo, é possível colocá-lo em prática em diversas situações. Confira algumas delas:
- Em processos industriais, o recurso pode ser utilizado para análise de problemas relacionados à produção, distribuição e vendas;
- Já em serviços, o Diagrama ajuda a entender a origem de problemas ligados ao atendimento, logística, etc;
- Na área de produto, o recurso ajuda a identificar falhas no produto, auxiliando na busca por soluções que o torne mais funcional para os clientes;
- Em processos administrativos, o sistema permite a análise de problemas relacionados ao recrutamento, seleção e processamento de pagamentos;
- Além disso, o recurso também pode ser utilizado em sistemas de produção e informação.
Conclusão
No mundo corporativo, em que a eficiência e a produtividade são fatores indispensáveis para o sucesso do negócio, contar com metodologias de gestão é muito mais do que uma tendência, mas uma alternativa viável para solucionar problemas e promover a melhoria contínua no dia a dia da empresa.
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