Employee self-service portals merupakan salah satu kemajuan teknologi dalam dunia kerja yang memudahkan bagi karyawan. Setiap karyawan jadi lebih mudah mengakses segala informasi penting perusahaan yang berkaitan dengan kepentingan karyawan sendiri.
Employee self-service atau ESS adalah suatu fasilitas untuk mendukung karyawan supaya mandiri, di samping juga memudahkan kinerja perusahaan. Kemajuan teknologi ini menuntut penggunanya memiliki skill dan kompetensi untuk bisa menggunakannya, berikut penjelasannya.
Mengenal Tentang Employee Self-Service Portals
Employee Self Service (ESS) adalah sistem yang secara efektif membantu karyawan untuk mengakses informasi dan data pekerjaan secara mandiri. Setiap karyawan dapat melihat atau membaca informasi, mengedit sampai menginput data ke sistem secara mandiri.
Melalui employee self-service portals, setiap karyawan bisa membaca pengumuman terbaru, perubahan peraturan, mengakses data pribadi. Data pribadi ini bisa berupa hasil absensi, pembaruan data, kuota cuti tahunan dan sebagainya.
Semua hak serta kewajiban bisa diketahui secara mandiri oleh masing-masing individu dalam perusahaan. Akses ke dalam informasi juga sangat cepat dan fleksibel dari mana saja.
Karyawan tidak lagi tergantung pada perusahaan untuk keperluan informasi berkaitan dengan data pribadi maupun perusahaan secara umum. Perusahaan juga diuntungkan karena pekerjaan jadi lebih efisien.
Bahkan semua info terkini atau kebijakan terbaru bisa langsung di-upload ke dalam portal. Karyawan bisa langsung update informasi kapan saja secara real time. Hal ini menyingkat waktu kerja jajaran manajemen.
Prinsip utama penerapan sistem Employee Self-Service (ESS) adalah penggunaan jaringan internet untuk mengakses semua informasi didalamnya. Portal harus kompatibel, bisa diakses menggunakan perangkat karyawan misalnya PC, laptop atau smartphone.
Karyawan bisa melihat, membaca semua informasi dalam bentuk teks dan gambar. Kemudian juga bisa menginterpretasikan informasi yang tersaji menggunakan video. Semua data yang disajikan bagian administrasi dapat diterima langsung.
Penerapan Employee Self-Service Portals di Kantor
ESS bisa diaplikasikan satu untuk semua macam informasi, jadi seperti mengakses halaman website perusahaan dengan berbagai info menarik didalamnya. Namun ada beberapa poin wajib yang biasanya selalu ada dalam portal, berikut contohnya.
Penerapan paling umum adalah untuk absensi online karyawan, dimana masing-masing individu dari semua level bisa mengaksesnya menggunakan perangkat pribadi. Data masuk dan keluar kantor didapat secara otomatis dalam sistem absensi.
Penerapan employee self-service portals ini sangat efisien bagi semua pihak. Perusahaan bisa lebih hemat anggaran karena tidak perlu menyediakan perangkat absensi. Di sisi karyawan, tidak perlu mengantre yang cukup menyita waktu.
Penerapan ESS lainnya adalah akses ke dalam data dan informasi karyawan. Contohnya seperti track record absensi selama sebulan, jumlah jam lembur, pembaruan status, pembaruan grade dan sebagainya.
Bentuk penerapan ESS lainya adalah perizinan dan cuti. Pengajuan izin tidak masuk karena sakit atau kepentingan lain yang disahkan menurut kebijakan perusahaan bisa dilakukan oleh karyawan sendiri.
Slip gaji juga dapat diakses melalui portal menggunakan smartphone atau PC masing-masing karyawan. Jadi jika dibutuhkan sebagai dokumen penting misalnya mengajuan KPR atau pinjaman tidak perlu meminta slip dari HRD, bisa langsung download dan print sendiri.
Tujuan Penggunaan Employee Self-Service Portals
Penerapan sistem ESS bertujuan memberikan kemudahan karyawan maupun perusahaan. Kedua belah pihak akan mendapatkan manfaat yang sama besarnya, sehingga perapannya benar-benar efektif. Berikut beberapa tujuan utama penerapannya.
Employee self-service portals efektif membantu kinerja proses administrasi perusahaan menjadi lebih baik. Proses pendataan lebih cepat, minim kesalahan, karena dilakukan secara mandiri oleh karyawan.
Bagian HR tidak perlu mengalokasikan waktu khusus, menyediakan tenaga kerja tambahan maupun perangkat tambahan untuk mengurus semua hal berkaitan dengan administrasi. Waktu kerja HR bisa digunakan untuk memaksimalkan pekerjaan lainnya.
ESS membantu menghemat waktu karyawan dan bagian HR. Pekerjaan jadi efisien, tidak mengganggu waktu produktif setiap harinya. Contoh saat dibutuhkan pembaruan data karyawan, bisa dilakukan sendiri dari rumah menggunakan HP.
Pengajuan cuti, bisa langsung diinput ke dalam portal. Permintaan akan langsung masuk ke pihak HR kemudian bisa langsung ditanggapi saat persyaratan sudah terpenuhi. Secara otomatis pengajuan ini juga akan mengurangi jatah cuti secara akurat.
Saat ini semua portal sudah terhubung dengan cloud sebagai media penyimpanan, sehingga dijamin aman. Risiko data hilang atau rusak sangat minim, jadi sangat aman, lebih privasi karena karyawan pemilik akses dan pihak-pihak terkait saja yang bisa akses.
Skill dan Kompetensi yang Diperlukan untuk Menggunakan Employee Self-Service Portals
Bekerja menggunakan perangkat yang terhubung dengan internet sebetulnya lebih mudah dan praktis. Sebagai pengguna, tidak terlalu dibutuhkan skill dan keterampilan rumit melainkan cukup menguasai beberapa hal berikut ini.
Skill kompetensi yang wajib dimiliki adalah mampu beradaptasi terhadap sistem komputerisasi, aplikasi dan semua hal berkaitan dengan fasilitas digital. Minimal memiliki perangkat yang support internet untuk bisa mengimplementasikan kemampuan ini.
Setiap karyawan bisa mencoba sendiri semua proses yang dibutuhkan. Mulai dari membuka portal melalui web atau aplikasi, login menggunakan user ID, lalu menggunakan sendiri menu-menu didalamnya.
Untuk bisa menggunakan software, dibutuhkan kecakapan dalam menggunakan perangkat keras yang dimiliki. Beruntungnya, software Employee Self-Service compatible untuk semua jenis perangkat.
Employee Self-service bisa diakses menggunakan komputer, laptop, tablet maupun smartphone. Bahkan tidak dibutuhkan spesifikasi tinggi, cukup bisa untuk internetan, maka perangkat sudah bisa digunakan mengakses portal.
Pengguna portal nantinya perlu memiliki kecakapan berhadapan dengan berbagai tipe perangkat berbeda. Jika sehari-hari cukup mengakses melalui HP, bisa jadi suatu waktu harus menggunakan PC karena perlu membuka portal di kantor.
Pengguna portal perusahaan harus paham bahasa teknis yang ada pada setiap menu. Sebagai penyesuaian untuk pengguna di Indonesia portal mungkin dirancang menggunakan bahasa Indonesia.
Meski demikian, paham bahasa teknis terutama bahasa Inggris akan lebih menguntungkan. Sebagai antisipasi apabila terjadi pembaruan software, atau pergantian sistem sehingga menu-menu pada halaman portal berubah menjadi bahasa Inggris.
Kompetensi selanjutnya adalah kemampuan menginterpretasikan data yang tersaji. Misalnya tanggal penginputan absen sekaligus tracking-nya dari beberapa bulan sebelumnya. Jumlah kuota cuti tahunan, jumlah aktual yang sudah dipakai dan sisanya.
Employee self-service portals juga berisi grafik, tabel, diagram dan sebagainya. Penggunanya harus bisa membaca dan memahami informasi yang coba disampaikan melalui gambar tersebut dengan tepat.
Pengguna portal perusahaan akan akrab dengan proses pengeditan, pengunduhan dan pengunggahan data maupun dokumen. Skill kompetensi yang diperlukan adalah menulis di kolom halaman portal, mengedit, mengunduh melalui menu download serta uploading.
Sekelas portal perusahaan biasanya sudah dirancang secara khusus agar user friendly. Menu-menu untuk upload download sangat jelas dan mudah digunakan. Jika sudah berhadapan dengan sistem, maka bisa langsung memahaminya.
Semakin canggih teknologi, semakin praktis serta mudah penggunaannya. Dengan mengandalkan perangkat yang kompatibel, perusahaan tidak perlu memberikan pelatihan khusus. Setiap karyawan akan mudah beradaptasi dalam menggunakan employee self-service portals.
